Digitalizacja jaką przeprowadzamy to wymagający proces do którego rozpoczęcia potrzebujemy specjalistycznej wiedzy z zakresu dziedzin pogranicza informatyki i informatologii, wysoce wykwalifikowanej kadry, oraz możliwie najlepszego sprzętu technicznego i oprogramowania. 

Dokumenty które przeznaczone są do filmowania muszą najpierw zostać poddane ocenie konserwatorskiej. Ma to na celu ustalenie czy stan fizyczny księgi, papieru, szwów czy na przykład obić dokumentów będą w stanie bez narażenia na pogorszenie ich stanu przejść proces digitalizacji. Jeżeli nie, dbamy o to żeby przeszły najpierw specjalistyczne zabiegi konserwatorskie. 

Tuż przed kopiowaniem zbioru upewniamy się, że jest on odpowiednio uporządkowany i opisany w systemie informacji archiwalnej. Jest to niezwykle ważne, ponieważ tylko w ten sposób możemy wyszukiwać interesujące nas dane bez przemierzania terabajtów danych.

Na tym etapie jesteśmy gotowi do przystąpienia do filmowania. Stacja robocza to aluminiowe stelaże, komputery, monitory i co najważniejsze przeszkoleni operatorzy którzy stosują najlepsze techniki i wysoce zaawansowane, pełnoklatkowe aparaty Nikon D800E. Odwzorowania cyfrowe, które wytwarzamy, są idealnymi wizerunkami oryginału. Takie kopie wysokiej jakości nazywamy kopiami wzorcowymi, które tuż po skopiowaniu powiązujemy z systemem informacji archiwalnej i umieszczamy w naszym archiwum.

Operatorzy po tygodniu pracy przysyłają dyski twarde z danymi do naszej siedziby w Lublinie, gdzie wykonane przez nich zdjęcia przechodzą audyt. Sprawdzamy między innymi czy zdjęcia są ostre, światło nie pozostawiło refleksów, lub czy wszystkie informacje są widoczne w sposób pozwalający na ich swobodne odczytanie.

Wszystkie kopie na tym etapie trafiają do naszego prywatnego archiwum, gdzie przechowujemy  kopię wzorcową. Należy przez to rozumieć kopię cyfrową materiałów archiwalnych sporządzoną w celu zabezpieczenia materiału archiwalnego, niepodlegającej dalszej obróbce o szczegółowo określonych parametrach. Dla  kopii wzorcowych na podstawie oryginałów dokumentacji aktowej, z którą najczęściej mamy do czynienia, będą to: rozdzielczość 300ppi na całej powierzchni skanowania, format .TIFF 6.0 bez kompresji, w głębi i trybie 24-bitowym, wykonane w przestrzeni barwnej Adobe RGB 1998.

Produktem finalnym który trafia na naszą stronę internetową jest kopia użytkowa sporządzona z kopii wzorcowej w celu udostępnienia materiałów archiwalnych użytkownikom, w sposób który przyspiesza dostęp do treści przy jednoczesnym zachowaniu pełnej czytelności. Takie pliki w formacjie .jpg zajmują około 10 razy mniej miejsca i są w zupełności wystarczające do zastosowań naszego cyfrowego archiwum.